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印表機怎麼買才划算?揭開隱性成本的面紗

2018/02/21

採購印表機時,一般人會比較的是機器的購置成本,更專業一點,會計算耗材成本。但主機購置這種一次性費用以及耗材等多次性費用,在印表機的採購上只能算是初期的可見成本,然而印表機畢竟是長期使用的辦公設備,所以有些隱性成本更應該被計算進去,這樣才能符合真正的省錢概念。


隱性成本(一):單張列印成本


在容易被一般人忽略的隱性成本中,列印成本可說是最容易估算的。從廣義角度來看,列印成本包括列印的時間成本、時間價值成本和實際的單張列印成本,列印時間成本要看機器的列印速度,時間價值成本則要評估這段時間該有的產值 (或品質),兩者的表現越好,主機價格相對也高。所以計算單張列印成本是比較簡單的方式。

怎麼計算呢?這裡以彩色印表機為例:

假設彩色墨水一盒2,200元,可印1,400張,黑色墨水一盒2,000元,可印2000張。
原廠的計算方式是:
印一張單彩的費用:2,200/1,400=1.57、印一張黑白的費用:2,000/2,000=1
但因彩色有紅黃藍三種顏色,所以整體印一張的成本是:1.57x3+1=5.71

然而在實際計算上是還要把印量打7折,因為廠商對印量的估算是以一份文件5%的墨水覆蓋率去計算,但一般辦公室文件通常墨水使用量會到12%-17%覆蓋率,也就是一頁塞進去的內容比較多,印一張實際使用的墨水量會比廠商預估的高,所以印量要打折(若印的是3D圖、工程圖、照片或打樣,那可列印張數會更少)。

印量打7折的計算方式:
彩色墨水一盒2,200元,可印1,400張,實際印1,400x70%=980張
黑色墨水一盒2,000元,可印2,000張,實際印2,000x70%=1,400張
印一張單彩的費用:2,200/980=2.24、印一張黑白的費用:2,000/1,400=1.43
彩色有三盒,所以整體印一張的成本是:2.24x3+1.43=8.15


以上就是單張列印成本的計算方式,當平均月印量愈高,單張列印成本的高低,將決定這台機器性價比是否划算!
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隱性成本(二):維護成本


機器的保固期限是多久?保固費用怎麼算?過了保固之後機器故障由誰修?需要花多少時間和多少錢?這些都應該在購機之前先考慮到。


隱性成本(三):機器佈建及軟體成本


辦公室中舉凡機器的配置(多少人共用一台?)、網路設定、驅動程式安裝或更新等,是否會產生費用?需耗時多久?對於講究效率的公司,這一點不可不注意。


隱性成本(四):改機及副廠耗材


最後還有一種成本,比較偏向個人行為,例如為了經濟考量去改機,將一般噴墨改成大供墨,或是使用副廠耗材。關於改機,要考慮的除了改機的花費,還要想到有沒有導致機器壞掉的風險?改機最大的問題是墨水品質通常不佳,容易因漏墨影響列印品質,間接影響工作效率及心情。但因為改機市場大,現在已有廠商生產大供墨機種,這對於為求省錢去改機的消費者來說也算是一個福音。


至於原廠與副廠耗材的區別,原廠耗材有保固,但價格比較貴,等於是花錢買保固的概念。副廠耗材對於印量大的人來說是比較經濟的選擇,但因為沒有保固,如果耗材品質不佳,人力時間的耗損則要自行吸收。



以租代買,成本外包


以上列舉的隱性成本,尚未計算到感光滾筒、加熱器等非經常性的零組件、或者諸如品質、生產力、工作效率等無形的指標。其實,機器採購上要考慮的不是只有省錢,唯有購買值得信賴、口碑佳的產品,才能有效地節省您寶貴的時間與金錢。當然,如果您每月印量大,以租代買不失為一個好辦法,可有效節省以上所有可見成本及隱性成本,等於是用租賃方式將以上成本都外包出去。


不論在採購或租賃上若有任何問題,都歡迎撥打我們的免付費電話0800 -581-881,客服人員將會立即為您服務喔!