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辦公室觀察日記 - 影印機租賃篇

2017/08/07

辦公室觀察日記 - 影印機租賃篇

 

這幾天和朋友聊到租影印機,跟他推薦我很喜歡的一家台北影印機租賃廠商,同時也分享以前公司和影印機租賃廠商合作使用的經驗。

 

影印機已經是辦公室裡面不可缺少的一部分,如果只是十人以下的公司,影印需求相對單純,用租的或是自己買一台印表機都可以,但如果是中大型公司,幾十甚至上百人,每個人對於影印、列印、掃描、傳真的需求都不一樣,比起購買選擇更應該委託影印機租賃公司。

 

 

前公司印量大,當然要找影印機租賃廠商

 

以前待的公司就有找影印機租賃廠商處理影印事務,記得同時承租印表機、影印機、複合機,現在回想,最有印象的就屬常常來保養跟維修的影印機租賃廠商小哥了,因為總是同一個人,認識久了也會聊個幾句,也了解那行很辛苦。除此之外就是觀察同事的影印使用模式,發現每個部門的使用需求都不一樣,非常有趣。

 

前公司人不算太多,全盛時期人數大約是 80 人左右,因為所有單位都在同一個辦公空間,僅稍微隔著,很容易看到不同單位的狀況。概略可分行政、行銷跟業務部門,從三個面相觀察,可以發現不同的單位對影印的需求完全不一樣。

 
 

影印需求好複雜,各部門要求都不一樣

 

行政單位

配置:複合機 * 2

需求:影印、列印、掃描傳真各種功能都會用到,但量不大

觀察行政單位應該是公司裡面影印需求最單純,也是大多人的使用模式,最多就是處理合約跟報表,列印方面主要黑白為主,至多再加上部分的掃瞄和傳真,所以他們的印表機數量最少,但是有設定連到外面的大型影印機,所以如果要印製大量的文件也沒問題,只是比較少用。

 

行銷單位

配置:複合機 * 4

需求:行銷部 _ 基本印量大,每逢活動就爆量 / 設計部 _ 其他不管,只追求彩色列印品質

行銷單位的企劃部是我待的部門,影印用量大,每當有活動時印紙量有夠兇,破千張是常事。企劃部因為平時要提案、簡報、印報表,有時候報告還要一人一本或是印製幾百份的活動文件,因此對影印速度非常在意(有時印量太大,只好偷偷連線其他部門的影印機,平均列印加快速度。)。

 

設計部門因為文宣的量已經大到可發給印刷廠,一般印量反而小,速度就不太重視,但因為要校稿,對色彩精細度和品質很講究,也是公司裡面唯一有權從影印機印彩色 A3 大圖輸出的部門,因為只有設計部在用影印機印彩色,後來乾脆把影印機印彩色的管理權限交給他們。

 

業務單位

配置:影印機 * 2 、複合機 * ?

需求:人數很多,偶爾會要排隊

不知為何業務很容易擠在同一個時段印東西?業務單位的影印設備數量配置是全公司最多。

業務通常都是在報告和跟客戶見面的時候才會印製,對速度或精美的要求其實還好,唯一的問題是業務人太多,當大家都擠在同時段印資料時,印表機就不夠用,所以業務的印表機最多,兩台影印機也放在業務的空間,是全公司影印密集度最高的地方。不過還是看過一位業務主管認為時間就是金錢,不想花時間排隊,自己掏錢買一台自己專屬的印表機。

 

 

除了影印機好用,維修人員態度也很重要

 

現在回想,原來那時影印需求算複雜,畢竟每個部門的需求都不一樣,要一一滿足不容易。配合的影印機租賃廠商應該算還不錯,因為兩年多下來,影印列印很少有大狀況,也沒聽同事們抱怨,偶爾有故障也因為租的機器多可以先換一台用,不至於到整個停擺,叫修通常當天或隔天到,沒有等太久過。

 

不過跟總務閒聊的時候有聽說,那家影印機租賃廠商的價格不好砍價,現在想想應該是因為廠商堅持把服務做好,所以議價空間就比較少。

 
 

結論:印表機或影印機租賃廠商的挑選四重點

1. 找到適合的影印機或印表機:符合需求的機器才是好機器,不然你給設計部黑白印表機,保證設計師眉頭一皺。

2. 租到的影印機不容易故障:品質好超級重要,平常順順的用沒感覺,如果租到每逢 3 天一卡紙 5 天一故障的機器可中頭獎了。

3. 維修人員有定期保養機器:保養會很直接影響機器壽命跟故障率,所以這也是評估影印機租賃廠商的要點。

4. 叫修服務不斷線:一旦出狀況,維修人員來的速度就很重要,如果狀況不太嚴重,能不能透過線上排除也是重點。

 

以上就是一些經驗談,如果你想更了解影印機租賃,或是正在找廠商,事前功課一定要做足,才能租到好機器,順順的用沒煩惱。

 
 

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